1.Khái niệm Hóa đơn điện tử
Điều 3, thông tư số 32/2011/TT-BTC định nghĩa: “Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử”.
Có thể hiểu, hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Hóa đơn điện tử phải đảm bảo hai nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và theo trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.
2. Thời điểm bắt buộc phải sử dụng hóa đơn theo quy định của pháp luật
Theo quy định, nghị định số 119/2018/NĐ-CP bắt đầu có hiệu lực ngày 01/11/2018, nghị định được ban hành đã đánh dấu thêm một bước tiến trong lộ trình chuyển dịch sử dụng hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử của chính phủ.
Thời điểm bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/09/2018 – Hiệu lực thi hành 01/11/2018 về hóa đơn điện tử:
- Trước ngày 01/11/2018:
Doanh nghiệp vẫn được đặt in và sử dụng hóa đơn giấy và sử dụng hết hóa đơn giấy nếu đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in. - Sau ngày 01/11/2018:
+ Doanh nghiệp nào còn hóa đơn giấy sử dụng chưa hết thi dùng tiếp cho đến khi hết nếu đến ngày 01/11/2020 không dùng hết bắt buộc phải hủy hóa đơn giấy để sử dụng Hóa đơn điện tử
+ Nếu dùng hết hóa đơn giấy trước ngày 01/11/2020 thì sẽ chuyển sang hóa đơn điện tử mà không được in hóa đơn giấy. - Những doanh nghiệp thành lập từ ngày 01/11/2018 buộc dùng Hóa đơn điện tử
3. Làm sao để phát hành hóa đơn điện tử?
- Muốn phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải có quyết định áp dụng hóa đơn điện tử ( soạn thảo theo mẫu số 1, ban hành kèm thông tư 32)
Đối với doanh nghiệp mới, chưa sử dụng hóa đơn thì phải làm đơn đề nghị sử dụng hóa đơn gửi lên cơ quan thuế quản lý. Khi có quyết định chấp nhận cho doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp mới được sử dụng hóa đơn điện tử.
- Thông báo phát hành hóa đơn điện tử, gửi tới cơ quan quản lý, gửi lên trang thông tin điện tử của Tổng cục thuế (theo mẫu số 02 ban hành kèm thông tư 32)
Sau khi được sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp liên hệ nhà cung cấp hóa đơn điện tử như BKav, Misa, VNPT…. để mua hóa đơn điện tử. Sau khi có hóa đơn điện tử, doanh nghiệp tiến hành thông báo phát hành hóa đơn điện tử.
- Tiến hành ký số vào hóa đơn mẫu rồi gửi tới cơ quan quản lý thuế.
Để có hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần phải có chữ ký số riêng cho doanh nghiệp mình. Vì muốn sử dụng hóa đơn điện tử thì khi xuất hóa đơn doanh nghiệp phải ký số vào hóa đơn.
4. Quản lý hóa đơn điện tử
Việc quản lý hóa đơn điện tử thực ra không hề khó. Làm thế nào để sắp xếp chúng một cách khoa học và hiệu quả? Hãy áp dụng những mẹo nhỏ sau để công việc hành chính – văn phòng trở nên nhẹ nhàng hơn:
Hãy lưu hóa đơn thành từng mục nhỏ với tên gọi riêng biệt để dễ dàng tìm kiếm, kiểm tra lại và tránh nhầm lẫn. Đây là cách đơn giản nhất để tránh thất lạc hóa đơn, file lưu quan trọng. Nếu bạn muốn lưu trữ an toàn hơn cũng như tiện cho việc theo dõi thông tin cần thiết, hãy lưu nó vào công cụ Google Driver.
Đồng thời, bạn nên tạo một bản sao của mỗi tập tin hóa đơn điện tử. Khi xuất và gửi hóa đơn cho khách hàng thì hãy nên gửi bản sao. Hãy giữ lại bản gốc để có thể đối chiếu và lưu trữ.
Khi lưu hóa đơn, tập tin nên được đặt theo mẫu “Ngày xuất – Tên khách hàng – Danh mục”. Đặt tên file khoa học và chi tiết sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian. Đồng thời khi kê khai, làm sổ sách, phòng kế toán cũng dễ dàng làm việc hơn.
Phần mềm hóa đơn điện tử có thể được đồng bộ hóa vào nhiều máy tính. Theo đó, mọi nhân viên từ phòng kế toán, hành chính, cho đến giám đốc, quản lý,… có thể truy cập vào máy tính để xử lý thông tin hóa đơn nhanh chóng, dễ dàng.
Mọi thắc mắc quý vị có thể liên hệ ngay với DNPY chúng tôi để được tư vấn chi tiết và miễn phí.