Căn cứ theo quy định tại Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính đã quy định cụ thể về nguyên tắc chuyển đổi, điều kiện chuyển đổi, giá trị pháp lý và ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi cụ thể như sau:
1. Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều 12 Thông tư 32/2011 và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.
Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều 12 Thông tư 32/2011.
2. Trường hợp cần phải chuyển đổi sang hóa đơn giấy
Hóa đơn điện tử hiện nay rất phổ biến được đa số các bên áp dụng, nhưng dù sử dụng hóa đơn điện tử nhưng trong một số trường hợp khách hàng vẫn cần doanh nghiệp xuất hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ của sản phẩm, hàng hóa. Xuất hóa đơn điện tử để:
- Phục vụ trong việc lưu thông hàng hóa trên đường, trình giấy tờ lên các cơ quan chức năng chứng minh nguồn gốc hàng hóa tránh việc bị thu hồi hay giữ hàng hóa phục vụ công tác điều tra ảnh hưởng đến thời gian xuất nhập hàng.
- Phục vụ việc bán hàng của các nhân viên kinh doanh. Một số nhân vIên kinh doanh khi đi thị trường giới thiệu sản phẩm của mình sẽ cần đến hóa đơn để tạo sự tin tưởng thuyết phục khách hàng mua sản phẩm của mình.
- Xuất hóa đơn điện tử ra hóa đơn giấy theo yêu cầu phục vụ một nghiệp vụ kế toán nào đó của các cơ quan chức năng liên quan
- Xuất hóa đơn theo yêu cầu của khách hàng phục vụ cho công việc của họ được thuận lợi
- Xuất hóa đơn phục cho khách kiểm kê, kiểm soát, sản phẩm đã mua được dễ dàng thuận tiện thường là trong siêu thị, cửa hàng tiện lợi, nhà hàng…
Có rất nhiều lý do buộc doanh nghiệp, hộ kinh doanh phải xuất hóa đơn điện tử ra hóa đơn giấy, thực hiện xuất hóa đơn cần đảm bảo nhanh chóng và thuận tiện nhất có thể.
3. Giá trị pháp lý của hóa đơn chuyển đổi
Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:
- Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;
- Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy;
Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi.
- Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
Hóa đơn chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.
4. Quy trình xuất hóa đơn điện tử ra hóa đơn giấy
Hiện nay có rất nhiều các phần mềm hóa đơn điện tử mà bạn có thể sử dụng cho doanh nghiệp, cửa hàng của mình. Do đặc thù từng phần mềm hóa đơn điện tử mà xuất hóa đơn điện tử ra hóa đơn giấy sẽ có những thao tác cụ thể khác nhau, tuy nhiên thì sẽ có một quy trình chung cho việc xuất hóa đơn điện tử mà bất cứ ai làm một lần là có thể nhớ và nắm rõ.
Quy trình xuất hóa đơn điện tử ra hóa đơn giấy gồm 5 bước sau:
- Bước 1: Truy cập đăng nhập phần mềm hóa đơn điện tử đã được cài đặt.
- Bước 2: Lựa chọn chức năng “In chuyển đổi” hóa đơn.
- Bước 3: Nhập mã hóa đơn cần chuyển đổi.
- Bước 4: Thực hiện thao tác kết xuất in hóa đơn từ thiết bị điện tử được kết nối bằng cách click vào nút “In chuyển đổi”.
- Bước 5: Nhận hóa đơn điện tử dưới dạng hóa đơn giấy từ máy in, ký và đóng dấu để đảm bảo tính pháp lý cho hóa đơn
Khi xuất hóa đơn điện tử ra hóa đơn giấy, các hóa đơn này chưa có giá trị pháp lý, để hóa đơn có giá trị pháp lý thì buộc người đại diện chịu trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp phải ký tên và đóng dấu của doanh nghiệp. Chữ ký và dấu của doanh nghiệp là căn cứ để xác nhận hóa đơn có giá trị, việc mua bán là thật và không giả mạo.
Mọi vấn đề liên quan đến hòa đơn điện tử quý vị hãy liên hệ với DNPY tư vấn và hỗ trợ.